Merkmale eines Büroumzugs

„Das ganze Büro hat gelacht!“, sagen Sie, wenn Ihnen klar wird, dass ein Büroumzug eigentlich etwas am Rande von Humor und Hysterie ist.

Urteilen Sie selbst: Ein Meer von Computern, Druckern und Faxgeräten ist in Plastik verpackt, die Möbel sind demontiert und die gesamte Belegschaft der Firma arbeitet einfach nicht! Jemand bestellt Pizza, jemand versucht in Eile, die Kabel zu entwirren, jemand verabschiedet sich von seinen heimischen Wänden. Der Umzug des Hauptsitzes gleicht einem Hurrikan. Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie einen Hurrikan in einen angenehmen Wind der Veränderung verwandeln.

Computer, Geräte, Ordner mit Dokumenten, ein paar Töpfe mit Pflanzen… „Das kriegen wir selbst hin“, denken die Chefs von Bürofirmen, die wohl noch nie ihr gesamtes Team an einen neuen Standort verlegt haben. Warum? Weil es sehr schwierig ist, alleine damit klarzukommen. Die Hauptprobleme bei einem Büroumzug bestehen darin, dass es viele Bürogeräte und –Möbel gibt und, bitte beachten Sie, dass alles groß ist. Und Sie müssen eines Tages einziehen, sonst geht definitiv etwas verloren oder wird vergessen. Wir erklären Ihnen ausführlich, wie Sie einen Tag eines Büroumzugs überstehen, ohne zusätzliche Zeit, Geld und Nerven zu verlieren.

So organisieren Sie einen Büroumzug

Bevor Sie direkt umziehen, müssen Sie einen Aktionsplan erstellen. Die Zentrale zieht nie in leere Räume um (und wenn Sie plötzlich dringend aus den alten Räumlichkeiten ausziehen müssen, aber noch keine neue gefunden haben, schreiben Sie uns, wir bieten Ihnen einen Lagerservice für Bürogeräte zu günstigen Konditionen an). Normalerweise zieht ein Unternehmen von einem alten Standort in einen neuen um, was bedeutet, dass Sie definitiv einen Plan für Ihren neuen Standort haben.

Schritt #1. Unterkunftsplan für den neuen Standort. Zeichnen Sie sofort ein Diagramm, wie Sie die Möbel im neuen Raum anordnen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie noch nicht mit dem Abbau der Möbel in Ihrem alten Büro begonnen haben. Denn wenn man alles einpackt und schon ins Auto verlädt, kann man sich wahrscheinlich nicht mehr genau merken, wie viele Bürogeräte und Arbeitsplätze es eigentlich geben soll. Beginnen Sie daher bereits vor dem Trainingslager mit der Organisation.

Schritt #2. Kennzeichnung von Gegenständen und Bürogeräten gemäß diesem Plan. Warum müssen Sie alle Dinge der Reihe nach markieren (Stuhl Nr. 1, Tisch Nr. 1 usw.): Damit zuerst klar ist, in welcher Reihenfolge geladen werden soll, und dann, damit vor Ort klar ist, wo alles sein soll entladen. Dadurch wird die Arbeit derjenigen, die die Möbel einladen, erheblich erleichtert, und Sie müssen sich nicht mit mühsamen Umstellungen im neuen Büro herumschlagen.

Schritt #3. Verpacken von Sachen und Bürogeräten. Die gesamte Büroumzugsgeschichte ist in drei Blöcke unterteilt: Ausstattung, Bürobedarf und Möbel. Versuchen Sie, alles auf einmal in diese Blöcke zu packen, um nicht die gefundenen Archive mit Büroklammern und Lochern in die erste Kiste zu werfen, die Ihnen begegnet.

Möbel. Aus zwei Gründen muss es zerlegt werden: Es ist einfacher zu transportieren und es besteht eine größere Chance, dass es nicht versehentlich beschädigt wird. Life-Hack: Alle Schrauben in kleine Bürotüten packen und mit Klebeband direkt auf das Sperrholz kleben – so verlieren Sie die Beschläge garantiert nicht und bauen den Tisch sofort an einem neuen Ort auf.

Technik. Die Ausrüstung muss sicher in Kartons verpackt und mit Luftpolsterfolie vorverpackt sein. Denken Sie daran, den Karton zu beschriften (siehe Schritt 2 oben). Den gleichen Life-Hack machen wir auch mit Kabeln von Geräten: Falten Sie das Kabel vorsichtig und kleben Sie es mit Klebeband an das Gerät – einen Drucker, ein Faxgerät oder einen Scanner –, damit beim Laden oder Transport nichts verloren geht.

Büro. Nehmen Sie für kleine Dinge eine große Kiste und legen Sie dort das gesamte Zubehör unter. Mischen Sie dies nicht mit Wertpapieren und Dokumenten, da Tinte aus Kugelschreibern im ungünstigsten Moment versehentlich auslaufen kann.

Lifehacks für die Organisation eines Büroumzugs

Machen Sie kein Aufhebens. Sie sollten nicht darauf hoffen, dass Ihr Büroumzug schnell erledigt wird – es besteht eine gute Chance, dass Sie in der Hektik entweder etwas verlieren oder es durch Unachtsamkeit beschädigen.

Kein Gedränge und kein Herumalbern. Sie können sich auch nach dem Umzug unterhalten und ein zusätzliches Glas Kaffee trinken, motivieren Sie also Ihr Team zur Arbeit (das geht einfacher, indem Sie am Monatsende eine kleine Prämie versprechen).

Seien Sie positiv. Auch wenn ein unvorhergesehener Fall höherer Gewalt eintritt, geraten Sie nicht in Panik, sondern finden Sie die Person, die die Situation besser und schneller als alle anderen löst. Bereiten Sie für eine positive Einstellung eine aufgeladene Playlist mit treibenden Titeln vor: Drehen Sie die Musik auf und machen Sie sich an die Arbeit.

Auswahl der Träger und organisatorische Fragen

Bei der Auswahl eines Unternehmens, das Büroumzugsdienste anbietet, müssen Sie einige Punkte berücksichtigen:

• das Unternehmen muss Erfahrung in der Organisation von Büroumzügen haben,
• das Unternehmen muss nicht nur den Transport, sondern auch damit verbundene Dienstleistungen übernehmen. Daher ist es ideal, wenn es sich um einen schlüsselfertigen Service handelt, bei dem Sie einen Büroumzug mit Verpackung der Sachen bestellen können.
• vorhandensein positiver Bewertungen und Empfehlungen,
• bietet das Unternehmen Möbeldemontagedienste an?

Informieren Sie sich vorab über die Belange der Ein- und Ausfahrt aus den Büroräumlichkeiten sowie über die Verfügbarkeit eines Lastenaufzugs, um diesen Punkt bei der Bestellung eines Teams zu klären.

Sie müssen ein neues Leben beginnen, indem Sie die Schulden des alten vollständig begleichen. Überprüfen Sie noch einmal, ob am Standort des alten Büros Schulden für Miete, Nebenkosten und andere Zahlungen bestehen.

Bereiten Sie in den alten und neuen Büros Ausweise für Ihre Mitarbeiter und die Mitarbeiter des Transportunternehmens vor, die umziehen werden.

Erinnern Sie sich an Schritt 1 des Plans? Idealerweise drucken Sie es aus und legen es am Tag des Umzugs den Mitarbeitern des Transportunternehmens vor.

Tag X – der Umzug selbst

Dies ist der wichtigste Tag, dessen Besonderheit darin besteht, dass er sehr früh beginnt und höchstwahrscheinlich sehr spät endet. Also krempeln wir die Ärmel hoch, haben Sie Geduld und halten Sie Ihre Telefonnummer für den Pizzalieferanten bereit!

1. Wir benennen Verantwortliche im alten und neuen Büro, die den Umzug überwachen. Eine Person in einem alten Büro muss sicherstellen, dass nichts am selben Ort zurückbleibt, dass alle Dokumente und alle Geräte verpackt sind. Für die „Warenannahme“ ist die Person am neuen Standort zuständig. Er ist es, der den Leuten vom Transportunternehmen sagt, wohin sie Ihre Sachen bringen, wohin und wie sie sie verstauen sollen.
2. Stellen Sie sicher, dass es keine Menschenmassen gibt. Dies ist die Aufgabe des Managers: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter gleichmäßig auf die Aufgaben verteilt sind: Jemand sammelt Dokumente, jemand arbeitet an Computern, jemand kontrolliert Möbel. Seien Sie auf höhere Gewalt vorbereitet – sie passieren jedem, aber hier ist es wichtig, nicht mit dem gesamten Büro zusammenzukommen, um zu entscheiden, was zu tun ist, sondern den Umzugsprozess fortzusetzen.
3. Bestimmen Sie eine Person, die den Transport von Wertpapieren und Dokumenten übernimmt. Dies ist ein separates Feld, das Ihr Anwalt im Auge behält.
4. Richten Sie in Ihrem alten Büro einen „Lost and Found Room“ ein. Beim Sammeln von Dingen werden Sie mit Sicherheit langjährige Verluste und unerwartete Artefakte finden.
5. Besprechen Sie sofort die Frage der Möbelmontage: Wer macht das und wann? Natürlich können Sie Mitarbeiter anwerben, aber das ist eine heikle Angelegenheit und erfordert geschickte Hände. Wählen Sie besser ein Umzugsunternehmen, das bereits die Möglichkeit der Möbelmontage bietet.
6. Transfer und Mittagessen. Ja, es scheinen Kleinigkeiten zu sein, aber sie müssen auch durchdacht werden! Bestellen Sie einen Transfer in das neue Büro und eine Essenslieferung, damit Ihre Mitarbeiter mit neuem Elan aussteigen können.
7. Sind die Möbel und Geräte am neuen Ort angekommen? Großartig! Wenn alle Möbel aufgestellt sind, installieren wir sofort die Computer und, was wichtig ist, schließen sie an. Heben Sie die Verkabelung nicht auf später auf, denn Sie müssen sicherstellen, dass die Anordnung der Steckdosen genau mit der Anordnung der Arbeitsplätze übereinstimmt. Stellen Sie sicher, dass strategische Standorte – ein gemeinsam genutzter Scanner, eine Büroecke, eine Kaffeemaschine – eindeutig an einem Ort platziert sind, der für alle bequem ist.
8. Der letzte Schliff ist die Reinigung. Hier können Sie eine Reinigungskraft einladen und eine Art Teambuilding für das Team organisieren. Obwohl, was für ein Teambuilding ist das, wenn man den Umzug überstanden hat – man kann aufatmen.

So bewegen Sie sich bequem

Ein Büroumzug bringt eine große Verantwortung mit sich, denn das Management muss den Büroalltag schnell so organisieren, als wäre nichts gewesen. Im Idealfall merken weder Ihre Kunden, noch Ihre Kollegen, noch Ihre Partner, dass sich etwas verändert hat und die Arbeit ohne Unterbrechung weitergeht. Eine alternative und bequemste Möglichkeit, einen Büroumzug zu organisieren, besteht darin, einen Büroumzug bei Profis zu beauftragen. Kunstmann Logistics ist hier einer der Besten.

Vorteile von Kunstmann Logistics

1. Wir organisieren schlüsselfertige Büroumzüge. Das bedeutet, dass Sie überhaupt nichts im Voraus vorbereiten müssen. Wir schicken ein Team professioneller Umzugsunternehmen, die Ihre Sachen sorgfältig verpacken, alles in Kartons verpacken, die Möbel zerlegen und zuverlässig verpacken, in ein Auto verladen und an einen neuen Ort transportieren. Und im neuen Büro lassen wir Sie nicht in Computer- und Möbelschrott zurück, sondern sorgen dafür, dass Sie sich bequem einleben. Ein schlüsselfertiger Büroumzug erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern die ohnehin schon stressige Situation.
2. Fixkosten. Schicken Sie uns Fotos von dem, was Sie umziehen möchten, und wir werden herausfinden, wie lange der Umzug dauern wird und wie viele Umzugshelfer und Verpackungen benötigt werden. Der Preis beinhaltet:

• Verpackungsmaterialien;
• Möbel abbauen, Sachen einpacken;
• Entfernen und Laden;
• Lieferung (wir arbeiten in ganz Deutschland);
• Entladen und Heben.

3. Wir sind Umzugsunternehmen, keine Verlader. Unsere Umzugshelfer sind nette Leute. Sie packen das Porzellan ein, bauen das Sofa ab, berechnen den Tarif und verlieren nichts.
4. Ressourcen und Zuverlässigkeit. Als wir einmal den Auftrag erhielten, 400 Computer für einen Büroumzug zu transportieren, haben wir das an einem Tag erledigt. Wir haben alles, um einen kompetenten und einfachen Büroumzug zu organisieren – Ford Transit-Autos, saubere und höfliche Umzugsunternehmen, ein leistungsstarkes Support- und Logistikteam und natürlich umfangreiche Umzugserfahrung. Wenn Sie einen dringenden Büroumzug benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden: Wir lassen uns etwas einfallen und finden für jede Situation eine Lösung.

Eine umfassende Lösung für coole Unternehmen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Büroumzug eine Kraftprobe ist. Es gibt diejenigen, die sich dafür entscheiden, es auf eigene Faust durchzugehen (wir empfehlen es nicht, das erste ist holprig und die Initiative ist strafbar). Und es gibt diejenigen, die in Professionalität investieren. Urteilen Sie selbst: Wenn Sie sich an Profis wenden, werden Sie eines Tages einziehen und morgen werden Ihre Mitarbeiter Bestellungen entgegennehmen, Transaktionen durchführen und an Projekten arbeiten. Der Preis der Ausgabe liegt hier nicht einmal in Geld, sondern in Ihrer Arbeitszeit, die sich leicht in Gewinn umwandeln lässt. Die Arbeit muss weitergehen!

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